Программа 1C Управление автотранспортом поддерживает операции внутри транспортных организаций и подразделений. Пользователи с помощью ПО могут получать, распределять и анализировать данные, нужные для решения бизнес-задач и организации бухгалтерского учета.
Возможности управления автотранспортом
Цель разработки и внедрения продукта – автоматизация учета (осуществление непрерывного контроля над действиями и бизнес-процессами) и логистики в компаниях, их подразделениях. Купить достаточно только саму конфигурацию, никаких дополнительных приспособлений или приложений не требуется. Отраслевое решение на платформе 1С:Предприятие 8.3 включает 8 модулей.
Подсистема диспетчеризации
Диспетчерская подсистема обеспечивает принятие заказов не только от сотрудников и подразделений предприятия, но и от сторонних контрагентов. В документе обозначается путь транспортировки, особенности багажа, требуемые технические характеристики автомобиля. Также возможно отслеживание незавершенных заданий.
При выписке разнарядки учитывается, какие водители свободны в назначенный день. Транспорт проверяется на способность к перевозкам (не ремонтируется ли), отсутствие просроченных документов или разрешений.
ПО дает возможность формировать маршрутную документацию для:
- грузовых и легковых машин;
- транспорта со специальным оборудованием (автовышки, автокраны и т.д.);
- автомобилей для междугородних перевозок;
- строительно-дорожных машин;
- автобусов для нерегулярных пассажирских перевозок;
- физического лица (ИП).
Путевые листы выписываются вручную сотрудником или самой программой. Компаниям с большим автопарком лучше подойдет режим автоматической пакетной выписки, так как документация быстро создается и печатается. При составлении учитывается оставшееся с прошлого раза количество топлива, показания спидометра.
Также есть функция мониторинга автотранспорта, то есть возможность просмотреть, где находится машина и в каком состоянии. Статус изменяется автоматически, но сотрудник может задавать его при наличии допуска.
Подсистема ПТО
ПТО обеспечивает подбор машин по колоннам, компаниям, модификациям. В списке параметры обозначаются специальными знаками. В карточке каждого автомобиля отображаются его характеристики и основные сведения, такие как:
- регистрационные документы (с истекшим сроком выделяются красным цветом);
- экипаж (водители, которые постоянно закреплены за описываемым транспортным средством);
- информация о двигателе, кузове, габаритах;
- комплектация (внешний вид, запаска, автомобильная аптечка и другие агрегаты).
В справочнике “Модели ТС” выполняется управление датами и периодичностью календарного обслуживания. Если приближается срок ТО, значит, объем выработки (пробег, часы работы) после предыдущего раза уже достиг выставленного значения реквизита.
Программное обеспечение способно вести учет дорожно-транспортных происшествий. Регистрируются участники несчастного случая, убытки. Эти сведения помогают проводить анализ стоимости страховых выплат и восстановления транспорта, составлять рейтинг водителей по количеству ДТП.
Учет ГСМ
Регистр сведений хранит данные о применяемых горюче-смазочных материалах: бензин, талоны на ГСМ, масла, охлаждающие и тормозные жидкости. Выполняются такие задачи:
- внесение затрат ГСМ автотранспорта после каждой поездки;
- регистрация случаев расхода топлива сверх или меньше нормы;
- проверка и запись в программу количества оставшихся жидкостей.
В случае если заправка проходит по банковской карточке, в программу загружаются отчеты процессинговых центров по детализации заправок ГСМ. Они сравниваются с чеками водителей.
В путевом листе отражаются затраты горючего согласно нормативным показателям, настроенным в справочном пункте. Расходы подсчитываются строго в соответствии с действующим законодательством. Учитываются дополнительные траты топлива из-за погодных условий, времени года, состояния дорог.
Учет ремонтов и сервисного обслуживания
Данная подсистема управления автосервисом используется для:
- ведения учета планирующихся и выполненных ремонтов или ТО;
- регистрации фактов замены частей машины (подшипников, тормозных колодок);
- классификации работ при проведении ТО, планово-профилактических работ.
Программа считает починки, выполненные не только на частном предприятии, но и на СТО. Заявки фиксируются в документах "Предварительные заказы на ремонт", где регистрируются неисправности, формируется дефектная ведомость и составляется план ремонта.
Документ “Ремонтный лист” создается в соответствии с произведенными ремонтами транспортных средств и оборудования, внесенных первоначальных данных по пробегу/наработке после предыдущего технического обслуживания, фактов установки или снятия шин и аккумуляторов. Отпуск комплектующих будет производиться со складского помещения организации, а если транспорт чинили на автосервисе, то фиксируются работы, материалы и потраченная сумма.
Складской учет
Программа предназначена для ведения списка мест, хранения и поступления материально-производственных запасов, перевозки их между помещениями, возврата, инвентаризации.
Учет покрышек, огнетушителей и прочих дополнительных комплектующих в этой подсистеме ведется отдельно, ведь подобные агрегаты учитываются для каждого транспорта. Шины и аккумуляторы описываются подробно. Пользователь может просмотреть параметры и технические характеристики для каждой единицы, к тому же есть возможность их общего оприходования. Это дает возможность существенно уменьшить время на обработку документов.
Взаиморасчеты
Структура подсистемы взаиморасчетов осуществлена с непростой иерархией, позволяет вести учет прейскурантов (для путей, контрагентов и их договоров) и тарифов. Программа рассчитывает и планирует расходы на перевозки, создает счета, реестры и акты за услуги. Можно регулировать соотношение размера тарифа к количеству проделанных работ, зафиксировать единую стоимость.
Цена на проведенное ТО определяется во время оформления путевого листа в товарно-транспортной документации. Расчет происходит автоматически на основе внесенных в систему тарифов.
Данные используются при создании документа для подтверждения операций по предоставлению или получению услуг. Временной промежуток и нужные детали выбираются пользователем. В дополнение допускается оформление списка операций по автотранспортному обслуживанию.
Учет работы водителей
Эта программа управления регистрирует отработанные часы водителей и по ним начисляет зарплату.
Возможна корректировка отработанного времени сотрудников. Внесенные изменения учитываются при формировании табеля учета времени Т13. В табличной части документа заполняется перечень видов использования рабочего времени (даты начала, количества дней и часов за сутки). Рассчитывается сумма такими способами:в зависимости от выполненного объема работ;
- в виде процента от окончательной выручки;
- установленной ставкой;
- с прибавкой за работу ночью.
Есть список фильтров, которые ограничивают действие определенного тарифа. Например, можно выбрать автомашины, их модели, вид ремонта. Тарифы могут непосредственно назначаться водителям, а могут быть объединены в тарифные планы, что удобно для компаний с большим штатом.
Учет затрат
Подсистема предназначена для фиксации фактических расходов компании. Она позволяет распределять непрямые затраты между машинами, составлять отчетную документацию по тратам определенного транспорта, производить анализ эффективности автомобиля. Все затраты по путевым и ремонтным листам будут распределены согласно выбранным планам в этих документах. Например, можно завести один план затрат для калькуляции расходов при оказании услуг заказчикам, и другой – при применении автотранспорта внутри предприятия.
В прямые затраты входят расходы на: ГСМ, ремонтные работы, замену комплектующих. Программа может выводить ведомость по машинам или заказчикам.
Интеграция с другими системами
“Управление автотранспортом Стандарт” взаимодействует с конфигурациями путем импорта или экспорта данных (могут передаваться или приниматься). Например:
В “1С:Бухгалтерия предприятия” выгружается информация о документах для учета работы, выполненных перевозках.
Интеграция “1С:Зарплата и управление персоналом” позволяет сдавать отчетность, разграничивать доступ к данным сотрудников, начислять заработную плату.
Создание логически целостного механизма, двустороннего взаимодействия управленческой системы также обеспечивает интеграция “1С:Бухгалтерия предприятия”. Необязательно быть программистом, чтобы объединить конфигурации: специфических навыков и знаний не требуется.